Kun toimitusketju toimii yhtä jouhevasti kuin vesi virtaa putkessa, myös muu organisaatio kulkee mukana ilman suurempia ongelmia. Mutta jos toimitusketju takeltelee, se näkyy joka paikassa: tuotannossa, hankinnassa, laadussa, asiakaspalvelussa ja lopulta koko brändissä.
Viime vuosien maailmantilanteesta koronasta ja sodista johtuen toimitusketjun hallintaan on tullut runsaasti ulkoisia muuttujia. Korona lisäsi rakennusbuumia, mistä johtuen merikonttien saanti oli haastavaa ja toimitusaika Aasiasta Suomeen tuplaantui. Sairaspoissaolojen vuoksi myös tehtailla oli toimitushaasteita mikä venytti aikatauluja entisestään.
Moni toimitusketjun ongelma ei kuitenkaan johdu ulkopuolisista kriiseistä, vaan omista valinnoistamme, toimintatavoistamme ja johtamisen puutteista. Siksi on tärkeää pysähtyä miettimään, miksi ketju sakkaa ja mitä sille voi tehdä käytännössä.
Kokonaisuuden on toimittava, ei vain yksittäisten osien
Organisaatioissa on luonnollinen taipumus optimoida omaa nurkkaansa, vaikka pitäisi optimoida koko ketju. Jos tuotanto, hankinta ja myynti kehittävät omaa toimintaansa toisista irrallaan, seurauksena voivat olla väärät ennusteet, ylivarastot, puutteet ja loputtomat kiiretilaukset.
Ratkaisun ydin löytyy kolmesta asiasta:
- yhteinen data
- selkeästi määritellyt ja standardoidut prosessit
- läpinäkyvä ohjaus ja tiedon kulku organisaation sisällä
Perinteinen ennustaminen perustuu usein vanhaan dataan, mikä aiheuttaa vaihtelua ketjun eri vaiheissa. Tämä näkyy etenkin sesonkituotteissa ja kysynnän vaihteluissa. Sen sijaan, että nojaudutaan yksin historiaan, olisi tärkeää saada suoraa tietoa asiakkailta heidän tulevista tarpeistaan.
Monet raaka-aineet ja tuontitavarat kulkevat pitkiä reittejä. Kaikkea ei voida pitää varastossa varmuuden vuoksi varsinkaan harvemmin käytettyjä materiaaleja. Varastointi nostaa kuluja ja vie tilaa liikkuvalta tavaralta. Varastoitaessa asiakkaalle räätälöityjä materiaaleja ja tuotteita ennusteen mukaisesti kaatuu taloudellinen vahinko toimittajalle, mikäli asiakas ei tuotteita tilaakaan.
Vuosien mittaan toimitusketjut yleensä paisuvat: toimittajia kertyy liikaa, varastopaikat moninkertaistuvat, vanhaa tavaraa ja liikkumatonta raaka-ainetta jää varastoon ja prosesseihin syntyy turhia väliportaita. Lopputuloksena on raskas ja hidas kokonaisuus, joka ei reagoi muutoksiin.
Siksi tarvitaan:
- lean-ajattelua
- toimittajakentän selkeyttämistä
- ketjun yksinkertaistamista
Jos toimittajayhteistyö perustuu pelkkään hintaan, laatu ja toimitusvarmuus kärsivät. Jos asiakastietoa ei hyödynnetä, kysyntä yllättää kerta toisensa jälkeen.
Vastuuta ei voi hukata ketjuun
Toimitusketju on helposti järjestelmä, jossa kukaan ei omista kokonaisuutta. Ilman selkeää omistajuutta ja ohjausta prosessit eivät parane.
Toimitusketjun suorituskykyä tarkastellaan eri näkökulmista: myynti katsoo toimitusvarmuutta, johto varastoarvoja, hankinta kustannuksia ja tuotanto laatua. Jos varastotasot vedetään liian alas, se kostautuu etenkin, jos tilausten ennustettavuus on heikko. Isompia määriä raaka-aineita hankittaessa saatetaan saada alennusta ja hallittua kuljetuskustannuksia. Varastointi nostaa kuitenkin kustannuksia, joten tässäkin suhteessa pitäisi löytää kultainen keskitie.
Ratkaisu löytyy:
- selkeistä rooleista ja vastuista
- KPI-ohjauksesta: mikä mittari menee toisen edelle
- jatkuvan parantamisen kulttuurista
Ihmiset ratkaisevat
Hyvä toimitusketju tarvitsee osaavia tekijöitä ja yhteistyötä. Jos osaamista tai resursseja ei ole, tekeminen muuttuu tulipalojen sammuttamiseksi esimerkiksi raaka-ainepuutoksiksi tai ylivarastoinniksi. Toimiva toiminnanohjausjärjestelmä auttaa toimitusketjua mutta sekin vaatii jatkuvaa ylläpitoa esimerkiksi toimitusaikojen ja tuotannon läpimenoaikojen päivittämistä. Jos järjestelmän taustatiedot ovat puutteelliset, ei järjestelmästä saada täyttä hyötyä.
Siksi tarvitaan:
- osaamisen kehittämistä
- automatisointia
- tarvittaessa ulkopuolinen interim-asiantuntija, joka tuo rakenteen, selkeyden ja vauhdin mukaan tekemiseen.
Toimitusketju ei ole uhka vaan mahdollisuus
Toimitusketjut eivät petä siksi, että maailma olisi monimutkainen. Ne pettävät siksi, että niitä johdetaan vanhalla logiikalla ja puutteellisin resurssein.
Kun toimitusketjuun tuodaan:
- läpinäkyvyys
- dataohjautuvuus
- selkeä johtaminen
siitä tulee kilpailuetu, ei riski.
