Monessa organisaatiossa osaamiskartoitus nähdään henkilöstöhallinnon työkaluna. Todellisuudessa kyse on paljon suuremmasta asiasta. Osaamiskartoitus auttaa tunnistamaan organisaation todellisen osaamispääoman, vähentämään hukkaa, parantamaan tuottavuutta ja varmistamaan, että oikeat ihmiset tekevät oikeita asioita oikeaan aikaan.
Parhaimmillaan osaamiskartoitus ei ainoastaan kehitä henkilöstöä, vaan näkyy suoraan yrityksen tuloksessa.
Kuinka paljon maksaa osaaminen, jota ette vielä tunne?
Monessa yrityksessä on osaamista, jota ei hyödynnetä täysimääräisesti. Asiantuntijat käyttävät aikaa tehtäviin, jotka joku toinen voisi tehdä tehokkaammin. Prosesseissa on turhia työvaiheita, vastuut ovat epäselviä ja osa potentiaalista jää kokonaan käyttämättä.
Kun osaaminen tehdään näkyväksi, voidaan:
- kohdentaa työtehtävät tarkoituksenmukaisemmin
- vähentää päällekkäistä työtä
- lisätä itseohjautuvuutta
- parantaa työn sujuvuutta
- tunnistaa kehitys- ja koulutustarpeet ajoissa
Kyse ei ole siitä, että ihmiset tekisivät enemmän töitä. Kyse on siitä, että he tekevät oikeita töitä tehokkaammalla tavalla.
Puolen tunnin säästö viikossa voi tuoda yli 40 000 euroa vuodessa
Tarkastellaan esimerkkiä 50 henkilön yrityksestä, jossa keskimääräinen henkilökustannus on 35 euroa tunnilta.
Jos osaamiskartoituksen seurauksena jokainen työntekijä säästää vain 30 minuuttia työaikaa viikossa:
- 50 henkilöä × 0,5 tuntia × 48 työviikkoa = 1 200 tuntia
- 1 200 tuntia × 35 €/h = 42 000 euroa
Vuosisäästö on 42 000 euroa.
Jos osaamiskartoituksen toteutus maksaa 5 000 euroa, investointi maksaa itsensä takaisin alle kahdessa kuukaudessa.
Todellisuudessa säästöt syntyvät esimerkiksi siitä, että:
- oikea osaaminen löytyy nopeammin
- ongelmat ratkaistaan tehokkaammin
- työ kuormittuu tasaisemmin
- tuotannon häiriöt vähenevät
- odottelu ja epävarmuus vähenevät
Erityisesti teollisuudessa osaamispuutteet voivat näkyä laitteiden virheellisenä käyttönä, tuotantolinjojen seisokkeina, toimitusviiveinä ja kasvavina ylityökustannuksina.
Vähemmän virheitä, vähemmän kustannuksia
Virheet maksavat. Ne näkyvät reklamaatioina, laatupoikkeamina, ylimääräisenä työnä ja menetettynä työaikana.
Kun osaamiskartoitus auttaa tunnistamaan osaamisvajeet ajoissa ja koulutus kohdistetaan oikein, virheiden määrä vähenee.
Jos virhekustannukset pienenevät esimerkiksi 20 prosenttia vuodessa, vaikutus voi olla helposti:
6 000-10 000 euroa vuodessa
Monissa yrityksissä todellinen vaikutus on tätäkin suurempi, koska virheiden välilliset kustannukset jäävät usein piiloon.
Koulutusbudjetista enemmän hyötyä
Yritykset käyttävät vuosittain merkittäviä summia henkilöstön kouluttamiseen. Ongelmana on usein se, ettei tarkasti tiedetä, mitä osaamista organisaatio todella tarvitsee.
Osaamiskartoitus auttaa kohdentamaan koulutusinvestoinnit sinne, missä niillä on suurin vaikutus.
Jos yrityksen koulutusbudjetti on 20 000 euroa vuodessa ja parempi kohdentaminen parantaa tehokkuutta 25 prosentilla, säästö on:
5 000 euroa vuodessa
Samalla henkilöstö saa juuri sellaista osaamista, joka tukee sekä liiketoimintaa että omaa ammatillista kehittymistä.
Piilevä osaaminen voi säästää kymmeniä tuhansia euroja
Moni yritys ostaa ulkopuolisia asiantuntijapalveluita esimerkiksi:
- projektijohtamiseen
- prosessien kehittämiseen
- datan analysointiin
- järjestelmien käyttöönottoihin
- koulutuksiin
Samaan aikaan yrityksen sisältä voi löytyä henkilö, jolla on vastaava osaaminen aiemmasta työkokemuksesta tai koulutuksesta.
Kuvitellaan tilanne, jossa yritys käyttää ulkopuolisia asiantuntijoita 20 päivää vuodessa, ja konsultin päiväveloitus on 1 200 euroa.
Kustannus on:
24 000 euroa vuodessa
Jos osaamiskartoituksessa tunnistetaan henkilöstöstä vastaava osaaminen ja tarvitaan vain 2 000 euroa lisäkoulutukseen, syntyy:
22 000 euron nettosäästö vuodessa.
Useimmat organisaatiot tietävät melko hyvin, mitä osaamista niiltä puuttuu. Harvemmat tietävät tarkasti, mitä osaamista niillä jo on.
Siinä piilee usein suurin säästöpotentiaali.
Osaamiskartoitus tukee myös henkilöstön pitovoimaa
Työntekijän vaihtuminen maksaa paljon enemmän kuin pelkkä rekrytointi.
Kustannuksia syntyy muun muassa:
- menetetystä osaamisesta
- rekrytointiprosessista
- perehdytyksestä
- alentuneesta tuottavuudesta
- muiden työntekijöiden käyttämästä ajasta
Monissa asiantuntijaorganisaatioissa yhden työntekijän vaihtumisen kustannus on helposti 10 000-30 000 euroa, joskus huomattavasti enemmän.
Esimerkiksi 50 henkilön yrityksessä 10 prosentin vuosittainen vaihtuvuus tarkoittaa viittä lähtijää vuodessa. Jos yhden henkilön korvaaminen maksaa keskimäärin 15 000 euroa:
Kokonaiskustannus on 75 000 euroa vuodessa.
Osaamiskartoituksissa nousee toistuvasti esiin yksi merkittävä tekijä: ihmiset haluavat tietää, miten heidän osaamisensa kehittyy ja millaisia mahdollisuuksia heillä on organisaatiossa.
Kun osaaminen tehdään näkyväksi ja urapolut konkretisoidaan, sitoutuminen kasvaa.
Jos vaihtuvuus vähenee vain yhdellä henkilöllä vuodessa, säästö voi olla:
15 000 euroa vuodessa.
Jo tämä yksittäinen vaikutus voi maksaa koko osaamiskartoituksen takaisin.
Mitä osaamiskartoitus voi tuoda yritykselle?
Esimerkkilaskelmassa 50 henkilön organisaatio voi saavuttaa vuositasolla:
| Hyöty | Vaikutus |
| Parempi resurssien käyttö | 42 000 € |
| Virheiden väheneminen | 6 000-10 000 € |
| Koulutusten parempi kohdentaminen | 5 000 € |
| Vaihtuvuuden vähentyminen (1 henkilö) | 15 000 € |
| Piilevän osaamisen hyödyntäminen | 22 000 € |
Potentiaalinen vuotuinen hyöty voi nousta helposti 60 000-90 000 euroon tai enemmän, riippuen organisaation tilanteesta.
Jos investointi osaamiskartoitukseen on esimerkiksi 5 000 euroa, takaisinmaksuaika voi olla vain muutamia viikkoja tai kuukausia.
Osaamiskartoituksen suurimmat hyödyt eivät näy Excelissä
Kaikkea ei kuitenkaan voi mitata euroina.
Osaamiskartoituksen myötä paranevat usein myös:
- henkilöstön sitoutuminen
- työtyytyväisyys
- urakehitysmahdollisuudet
- osaamisen ennakointi
- muutoskyvykkyys
- itseohjautuvuus
- tiedolla johtaminen
- organisaation toimintavarmuus
Siksi osaamiskartoitus ei ole pelkkä HR-hanke eikä kustannus. Se on strateginen investointi yrityksen kilpailukykyyn, tuottavuuteen ja tulevaisuuteen.
Kysymys kuuluukin: tiedättekö varmasti, mitä osaamista organisaatiossanne jo on ja kuinka paljon maksaa se osaaminen, jota ette vielä tunne?
