Teetkö päivittäin työtä mutta et tiedä miksi asioita tehdään tai kuinka paljon sinun tulisi tehdä päivittäin?
Olisivatko työpäiväsi mieluisempia, kun tietäisit työsi tavoitteet? Saatko palautetta työstäsi? Mihin palaute perustuu, jos tavoite on epäselvä?
Ilman selkeitä tavoitteita ei ole suuntaa
”Jos asiaa ei näe, sitä ei voi johtaa.” (The Toyota Way -kirja)
Tuotantopäällikkö, pysähdytään hetkeksi olennaisen äärelle. Tiedätkö oikeasti, miten teidän tuotannollanne menee juuri nyt?
Ovatko tavoitteet varmasti kaikille selvät? Onko organisaatiolla ajankohtainen tieto siitä, missä mennään suhteessa asetettuihin tavoitteisiin? Ja ehkä tärkeimpänä: tietääkö tiimi, mitä kohti ollaan menossa ja miksi?
Yrityksen menestys ei synny pelkästään hyvistä suunnitelmista. Se syntyy yhteisestä suunnasta ja siitä, että jokainen ymmärtää oman roolinsa kokonaisuudessa.
Tiimin on tiedettävä, mitä tavoitellaan. Pelkkä johdon tieto ei riitä. Kun tavoitteet ovat epäselviä, arki täyttyy kiireestä, mutta vaikutus voi jäädä pieneksi. Tavoitteiden kertominen kerran vuodessa tai kvartaalipalaverissa ei riitä. Ihmiset tarvitsevat jatkuvaa näkyvyyttä tilanteeseen. Tavoitteet tulee kertoa selkeästi ja käydä avointa keskustelua siitä, miten niihin päästään.
Selkeästi viestitty tavoite antaa työlle merkityksen. Se auttaa priorisoimaan, tekemään parempia päätöksiä ja näkemään, mikä on oikeasti tärkeää juuri nyt. Kun tavoite on selkeä, voidaan edistymistä mitata ja verrata sitä tavoitteeseen. Hyvä mittari on helposti seurattava ja kertoo selkeästi, milloin on onnistuttu.
Jos tiimi ei tiedä, ovatko he edellä vai jäljessä, on mahdotonta korjata suuntaa ajoissa. Selkeät tavoitteet lisäävät vastuullisuutta ja vahvistavat motivaatiota. Päätöksenteko paranee, kun päätöksiä voidaan tehdä tavoitteita silmällä pitäen.
Miten työ tehdään näkyväksi?
Työssä tarvittava tieto löytyy samasta paikasta kaikille eikä esimerkiksi ilmoitustauluilla ole eri versioita samasta aiheesta. Työn tulee pohjautua faktatietoihin ja näkyvään dataan. Näillä estetään suusta suuhun meneviä tornihuhuja ja niistä mahdollisesti aiheutuvaa epätietoisuutta ja virheitä.
Tiedot tulee päivittää säännöllisesti ja kommunikoida muutoksista henkilöstön kanssa.
Infotaulun tiedot tulee käydä läpi päivittäin ja käydä läpi edellispäivän suoritus ja tulevan päivä sekä sen haasteet sekä päättää miten työt jaetaan.
Visualisoinnin tavoitteena on saada yhteinen näkemys tavoitteista ja työtavoista. Päätöksenteko on helppoa ja nopeaa, koska se perustuu faktoihin ja mitattuun dataan. Vastuut on ennalta määritelty selkeästi mikä puolestaan vähentää sähköposteja ja kokouksia ja edelleen nopeuttaa päätöksentekoa.
Poikkeamat ja muutokset toiminnassa on helppo havaita, kun tavoitteet ja mittarit ovat kunnossa ja raportointi selkeää.
Työkaluja
Raportointi voidaan hoitaa ilmoitustaululla mutta päivittämisen kannalta nykyään sähköisen taulun käyttö on suotavaa. Taululta tulee näkyä:
- päivän / viikon tavoitteet
- tuotanto tai työmäärä
- laatu
- turvallisuus
- ongelmat & toimenpiteet
- vastuuhenkilöt
Näiden lisäksi ison kuvan hahmottamiseksi tulisi olla näkyvissä KPI-mittarit kuten:
- turvallisuus
- laatu
- toimitusvarmuus
- tuottavuus
KPI-mittareissa voi käyttää värejä, jolloin on helppo nopeasti hahmottaa missä mennään esim. vihreä/keltainen/punainen.
Tiedonkulku on johtamista
Lopulta kyse ei ole vain raporteista tai numeroista. Kyse on johtamisesta.
Tuotantopäällikön tehtävänä on varmistaa, että tavoitteet ovat selkeät ja ihmiset tietävät oman roolinsa. Tuotantopäällikkö seuraa tavoitteiden etenemistä yhdessä tiiminsä kanssa ja onnistumiset ja haasteet jaetaan avoimesti. Näin luodaan kulttuuri, jossa tiimillä on todellinen mahdollisuus menestyä.
Hyvä tiedonkulku tekee näkymättömästä näkyvää ja juuri silloin tulokset alkavat parantua.
